TaxCoach powstał jako wspólny projekt Miłosza Baranowskiego i Krzysztofa Mrugalskiego w 2017 roku. Właściciele po wcześniejszych doświadczeniach z biurami rachunkowymi zauważyli na rynku zapotrzebowanie na kompleksową i nowoczesną księgowość. Tak narodziła się firma, która idzie z biegiem czasu i wychodzi na przeciw przedstawicielom najróżniejszych branż. Działając zgodnie z zasadami CSR, czyli biznesu odpowiedzialnego społecznie, wspiera również różnorakie inicjatywy popularyzujące wiedzę dotyczącą finansów oraz działania wolontaryjne.

1. Jak wyglądały początki działalności, co zmieniło się na przestrzeni tego czasu?

Pomysł na założenie biura rachunkowego wynikał z wcześniejszych potrzeb. Zanim powstał TaxCoach, działaliśmy w zupełnie innej branży. W tamtym czasie, jako “świeżo upieczeni” przedsiębiorcy, potrzebowaliśmy wsparcia podatkowego i controllingowego. Nie mogliśmy się obejść bez profesjonalnej bieżącej obsługi, jak i dostępu do narzędzi analitycznych. Kilka razy zmienialiśmy dostawcę usług, czego efektem była decyzja o stworzeniu własnego działu księgowego.

Po żmudnej selekcji udało się uformować mikro zespół, który początkowo obsługiwał kilkanaście naszych spółek powiązanych. Z uwagi na to, że branża finansowa oraz nowe technologie zawsze były mi bliskie, padła decyzja, aby zaistnieć na rynku usług rachunkowych z firmą, której wcześniej nie udało się nam na nim znaleźć.

Nie wszystko okazało się takie proste, jak się początkowo wydawało. Po 5 latach działalności spółki TaxCoach uważam, że początkowe założenia udało nam się skutecznie zrealizować. Śmiało mogę powiedzieć, że poszliśmy znacznie dalej niż planowaliśmy na starcie.  

Pierwotny zespół składał się z 2 osób i zarządu (doradca podatkowy – obecnie szef podatkowy komórki vat compliance oraz kadrowa - obecnie manager zespołu kadr). Zarząd skupiał się na rozwoju produktu, marketingu, HR, IT, sprawach prawnych, analizie rynku i innych sprawach, natomiast współpracownicy zajmowali się obsługą nowych zleceń.

Z poprzednich doświadczeń zawodowych wynieśliśmy wiele lekcji, w ramach których od początku istnienia TaxCoach przykładaliśmy ogromną wagę do:

1. selekcji nowych pracowników oraz procesu weryfikacji ich kompetencji,
2. sprawnego systemu szkoleń i certyfikacji,
3.  odpowiedniego zarządzania: jakością, produktem, polityką cenową,
4. dbania o płynność finansową (duża ilość klientów – to spora gotówka w obrocie, tutaj rotacja należności ma bardzo duże znaczenie),
5. odpowiedniego systemu wynagrodzeń podstawa plus premia od wyniku,
6. budowania pozytywnych relacji z pracownikami i klientami oraz zbierania feedbacku,
7. dobrze przemyślanego controllingu (planujemy, budżetujemy, księgujemy w odpowiednim układzie kont, weryfikujemy budżety, mierzymy czas pracy, analizujemy różne wskaźniki porównując je w czasie) – mamy bardzo dużo informacji o naszym biznesie, dzięki czemu umiemy podejmować trafne decyzje,
8. efektywnych i przemyślanych procesów w tym łatwo dostępnych instrukcji dla pracowników i klientów,
9. starannym doborze narzędzi pracy pozwalających osiągać wysoką produktywność (pracujemy na wysokiej jakości sprzętach z dużymi monitorami, korzystając z wielu aplikacji wspomagających pracę),
10. zarządzania przez cele w oparciu o przyjętą strategię.

Dziś nadal skupiamy uwagę na powyższych punktach i cały czas pracujemy nad ich optymalizacją. Z uwagi na dynamiczny wzrost firmy, jej procesy i rozwiązania ciągle ewoluują.

Obecnie pracujemy nad systemem do zarządzania firmą, dopasowanym do naszych procesów w rozwiązaniu serwerowym, który będzie integrował się ze wszystkimi używanymi przez nas aplikacjami. Dodatkowo zajmujemy się kilkoma mniejszymi projektami, takimi jak szyna integracyjna dla e-commerce oraz automat fakturujący usługi dodatkowe. Analizujemy także dostępne narzędzia RPA (robotic process automations) typu UiPath, które mogą odciążyć nasz zespół od powtarzalnych czynności. Nasza strategia oparta jest o tworzenie multidyscyplinarnych zespołów, dzięki czemu obsługa jest efektywna a ludzie mogą wykonywać zadania, w których czują się dobrze. Dzięki temu klient dostaje od nas więcej niż mógłby otrzymać od małego biura rachunkowego, gdyż jesteśmy w stanie załatwić większość spraw od ręki.

Od samego początku kładliśmy duży nacisk na automatyzację procesów i nieustanne doskonalenie jakości usług. Wciąż trzymamy się tych zasad - są one głęboko zakorzenione w misji TaxCoach. 

Teraz możemy śmiało powiedzieć, że oferujemy usługi na wysokim ogólnopolskim poziomie, przy jednoczesnym utrzymaniu rozsądnych cen. Według rankingu Comarch zajmujemy jedenaste miejsce wśród największych biur rachunkowych w Polsce i pierwsze w Wielkopolsce.

Ponadto, w ramach odpowiedzialności społecznej angażujemy się w różne projekty CSR, które mają pozytywny wpływ na rozwój lokalnej społeczności. Zależy nam na tym, żeby każdego dnia stawać się nie tylko lepszą wersją siebie, ale także aby świat był lepszy. Jako obywatele, dokładamy swoją “cegiełkę" do budowy Polskiej gospodarki, a także jej konkurencyjności i dobrobytu. Osobiście cieszy mnie, że na naszym rodzimym rynku jest coraz więcej firm mogących konkurować na arenie międzynarodowej. Liczę, że nasz biznes dołączy do tego grona w najbliższych latach, a Polska będzie coraz bardziej rozpoznawalnym i zamożnym krajem, słynącym z dobrej jakości usług i produktów

2. Przedstawmy szczegółowo ofertę

Oferta TaxCoach obejmuje szeroki zakres usług, które są dostosowane do różnych branż i potrzeb  klientów. Specjalizujemy się w obszarach takich jak:

• Rachunkowość i finanse: Oferujemy kompleksową obsługę w zakresie księgowości, doradztwa finansowego, obliczaniu progu rentowności, pricingu, pomocy przy załatwianiu finansowania, sporządzania biznesplanów oraz controllingu.
• Podatki: Doradcy podatkowi z TaxCoach zapewniają profesjonalne doradztwo podatkowe, przeprowadzanie audytów, reprezentację przed sądem administracyjnym oraz bieżącą obsługę podatkową.
• Kadry i płace: Świadczymy usługi związane z obsługą kadrowo-płacową.
• Zakładanie i prowadzenie spółek: Pomagamy w zakładaniu nowych spółek oraz zapewniamy wsparcie w ich bieżącej działalności.
• Prowadzenie sekretariatów spółek: Oferujemy usługi związane z prowadzeniem sekretariatu spółek oraz szeroko pojęte wsparcie administracyjne.
• Doradztwo gospodarcze: Przeprowadzamy diagnozę stanu przedsiębiorstwa, tworzymy programy naprawcze, wspieramy w zakresie systemów zarządzania, pomagamy w wyborze i wdrażaniu systemów ERP, optymalizujemy procesy biznesowe oraz tworzymy i wdrażamy procedury i inne rozwiązania.

Kluczowe obszary, w których mamy wypracowane najwięcej rozwiązań wspomagających efektywność pracy to e-commerce, vat compliance, produkcja, IT i  szeroko pojęta branża transportowa. Świadczymy usługi z zakresu księgowości, analizy kosztów produkcji, rozliczeń podatkowych, raportowania finansowego oraz doradztwa w optymalizacji procesów i zarządzaniu finansami. 

W naszej działalności priorytetem jest bardzo dobra znajomość przepisów, profesjonalizm, komunikacja, wykorzystywanie nowoczesnych rozwiązań IT oraz indywidualne podejście do każdego klienta. Jesteśmy dumni z doświadczonego zespołu ekspertów, który nieustannie podnosi swoje kwalifikacje, aby zapewnić klientom kompleksową obsługę księgową i doradczą. Celem ludzi pracujących w TaxCoach jest wspieranie rozwoju firm klientów, zapewniając im przy tym bezpieczeństwo oraz możliwość skoncentrowania się na prowadzeniu działalności.  Współpraca z TaxCoach oprócz zwykłej obsługi księgowej daje klientom pewność, że ich sprawy finansowe i podatkowe są w dobrych rękach.

3. Jak wyglądały ostatnie 2-3 lata, (które są dość specyficzne dla każdego sektora gospodarki) w Państwa działalności?

Ostatnie lata upłynęły w świetle intensywnego wzrostu przychodów, a także pracy nad optymalizacją procesów, selekcji i doskonalenia zawodowego kadry. Z perspektywy czasu, odnosząc się do TaxCoach, oceniam je bardzo pozytywnie. Udało nam się znacząco podnieść wskaźniki jakości i efektywności, dzięki czemu zbudowaliśmy solidne fundamenty do szybszego wzrostu. 

Oceniając rynek w szerszym znaczeniu, jednym z widocznych i zarazem martwiącym efektekem ostatnich lat są wydłużające się terminy płatności. Znacząco pogorszyła się płynność finansowa wielu przedsiębiorstw, co wymagało wprowadzenia odpowiednich procedur i dostosowania zasad udzielania kredytów handlowych oraz usprawnienia procesu weryfikacji nowych klientów. Musieliśmy stać się bardziej ostrożni oraz zachować większą rozważność w tym zakresie. 

Pandemia COVID przyspieszyła wzrost zainteresowania narzędziami online oraz rosnące zapotrzebowanie na zdalną obsługę klientów. Digitalizacja, elektroniczny obieg dokumentów, wdrażany KSeF, programy do komunikacji zdalnej są bardzo dobrymi narzędzia ułatwiającymi współpracę.

Intensywne zmiany w przepisach podatkowych, m.in. wprowadzenie Nowego Ładu i jego kolejnych wersji, CIT Estoński czy Slim VAT, pakiet mobilności stanowiły dla nas wyzwanie, które potraktowaliśmy jako szansę. Powyższe zmiany skłoniły wielu klientów do wyboru innego biura rachunkowego, co zaowocowało podpisaniem wielu nowych kontraktów z większymi firmami. 

Nasz zespół sprawnie dostosował się do zmieniających warunków i wykorzystał najważniejsze okazje. Cieszy mnie także to, że udało nam się pomóc dużej grupie klientów. Wsparcie ze strony TaxCoach było znacznie szersze niż  podstawowa obsługa księgowa i kadrowa. Pomagaliśmy klientom w pozyskaniu środków płynnościowych z różnych programów rządowych, wspieraliśmy doradztwem finansowym, podatkowym i gospodarczym. Uczyliśmy klientów, jak poprawić płynność i rentowność, dostarczaliśmy bieżących wskaźników finansowych, dzięki czemu mogli podejmować mądre decyzję w oparciu o swoją sytuację finansową.

4. Kto jest dla Państwa główną grupa docelową?

Nasza firma koncentruje się na trudnych sektorach, które posiadają duży potencjał do automatyzacji w celu efektywnego obniżenia kosztów obsługi. Szukamy obszarów, które są stosunkowo powtarzalne, chociaż w naszej branży nie jest to łatwe, ponieważ każdy klient jest inny i ma swoje indywidualne potrzeby. Zainwestowaliśmy w rozwój wielu aplikacji wspomagających, które umożliwiają sprawną i bezbłędną obsługę klientów. Obecnie skupiamy się na automatyzacji obsługi dla MŚP w branżach takich jak e-commerce, produkcja i transport. Mamy wypracowane także sprawne procesy obsługi dla mikro i małych firm działających w innych branżach, dzięki czemu nasza oferta jest bardzo konkurencyjna. 

Jesteśmy również zainteresowani wyzwaniami związanymi z automatyzacją procesów dla naszych klientów. Cieszymy się z ambitnych projektów, w których pomagamy naszym klientom w usprawnianiu i zautomatyzowaniu ich działań. Doceniamy świadomych klientów, którzy oprócz standardowej obsługi podatkowej potrzebują wsparcia w zakresie rachunkowości, controllingu i zarządzania finansami. Dzięki temu możemy skupić się na zapewnieniu wartościowych i spersonalizowanych rozwiązań dla każdego klienta, niezależnie od ich unikalnych potrzeb.

5. Proszę podkreślić Państwa największe dotychczasowe osiągnięcia. Jak kształtują się plany na najbliższe lata?

Nasze największe dotychczasowe osiągnięcia obejmują kilka kluczowych obszarów. Przede wszystkim, odnotowaliśmy znaczący wzrost ilości klientów zagranicznych, co świadczy o zdolności do ekspansji na międzynarodowych rynkach. Dodatkowo, rozbudowaliśmy zespół, co umożliwiło lepszą obsługę i wsparcie dla naszych klientów. Zainwestowaliśmy również w nowoczesne oprogramowania, które usprawnią procesy i zwiększą efektywność działania.

Ponadto, z dumą informujemy, że udało się nam wygrać zeszłoroczny konkurs Poznańskiego lidera Przedsiębiorczości w kategorii małych przedsiębiorstw oraz stworzyć unikalną ofertę dla e-commerce.

Jeśli chodzi o plany na najbliższe lata to kontynuujemy rozwój. Inwestujemy w ciągłe doskonalenie naszego zespołu, rozszerzanie naszych kompetencji i wiedzy branżowej. Będziemy także kontynuować rozwój procesów i wdrażać innowacyjne rozwiązania technologiczne, aby jeszcze skuteczniej obsługiwać naszych klientów.

Naszym celem jest dalsza ekspansja na różne segmenty rynku, w tym sektor e-commerce i produkcję. Chcemy utrzymać pozycję lidera, dostarczając klientom wysokiej jakości usługi, które są dostosowane do ich indywidualnych potrzeb. Pragniemy być partnerem pierwszego wyboru, który wspiera rozwój klientów, zapewniając im, oprócz standardowej obsługi księgowej, kompleksowe rozwiązania IT oraz doradztwo finansowe, podatkowe i gospodarcze.

6. Jaka jest według Państwa recepta na sukces ? Jakie cechy charakteru pomagają ten sukces osiągnąć?

Nie ma jednej uniwersalnej recepty na sukces, ale istnieją pewne kluczowe czynniki, które mogą pomóc w osiągnięciu sukcesu. Jednym z nich jest ciężka praca i nieustanne dążenie do doskonałości. Sukces nie przychodzi sam - wymaga zaangażowania, wysiłku i systematycznego rozwoju. Ważne jest także uczenie się na własnych błędach i zdolność do adaptacji w zmieniającym się otoczeniu biznesowym. 

Nasza firma również zawdzięcza swoje osiągnięcia dobrze dobranemu i zaangażowanemu zespołowi. Ludzie są fundamentem sukcesu. Właściwie dobrane i zaangażowane jednostki tworzą solidną podstawę dla rozwoju firmy. Dbanie o zespół, słuchanie ich opinii i podejmowanie odpowiednich działań korygujących jest niezwykle istotne. 

Ważnym aspektem sukcesu jest odpowiednie zarządzanie finansami. Koncentrujemy się na skutecznym zarządzaniu płynnością i należnościami, osiąganiu rentowności, podejmowaniu mądrych inwestycji oraz redukcji kosztów. Również istotnym czynnikiem jest właściwe rozdzielenie zadań oraz wykorzystanie efektywnych narzędzi pracy, które przyczyniają się do osiągnięcia stabilności biznesu. Dobra kondycja i wzrost skali naszych klientów przekłada się także na wyniki naszej firmy. Dlatego niezwykle istotne są dla nas interesy klientów.

Ponadto, sukces opiera się na dobrych relacjach z ludźmi i efektywnej współpracy. Umiejętność nawiązywania relacji, elastyczność w komunikacji oraz umiejętność współpracy zespołowej są kluczowe dla budowania trwałych partnerstw i osiągania wspólnych celów. 

CEO TaxCoach
Miłosz Baranowski